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《德宝实业总公司经济合同管理办法》

 

  为了加强和规范对企业经济合同的管理,提高经济活动中合同的签约率和履约率,以经济合同管理带动企业经营管理工作,维护企业合法权益,提高企业经济效益,树立企业良好信誉。根据《中华人民共和国合同法》的规定,特制定本办法。

  第一章 总则

  第一条 企业合同管理的内容。包括企业合同的订立、履行、变更、解除、处理争议等各项内容,与企业经营管理、财务管理、计划管理、质量管理、技术管理、服务管理、人事管理、成本核算管理等管理相融合,并贯穿于企业经济、技术、贸易交往,合资、合作、联营、承包经营、租赁经营以及劳动用工之中,是企业经营管理的重要组成部分。

  第二条 企业合同管理的特征。企业合同管理是企业集经济手段、行政手段、法律手段于一身,对自身签订的合同进行自我审查、自我监督、自我控制,以达到自我约束、自我保护、自我发展的目的,是企业的自我管理行为。

  第三条 企业合同管理的对象。即合同及围绕着合同的订立、履行等活动。包括合同签订准备阶段的管理;合同签订中的管理;合同履行中的管理;合同清理检查中的管理等。

  第四条 企业合同管理的原则。第一,合法原则:经济合同管理的各项工作,必须符合《中华人民共和国合同法》及有关法规的要求;第二,效益原则:经济合同管理的各项工作,必须致力于提高企业经济效益和企业信誉;第三,责任原则:企业经济合同管理实行“全员”、“全方位”、“全过程”管理,实行岗位责任制。

  第五条 企业合同管理的目标。市场经济主体间的经济往来主要是通过合同形式实现的。企业合同管理目标是:对内加强合同管理,提高全员法律意识,使人员优化组合,生产资料优化配置,增强企业经营管理水平和履约能力,提高企业经济效益;对外完成合同约定的义务,不利用合同进行违法活动,使企业享有良好的信誉。

  第二章 组织结构、职责

  第六条 企业合同管理决策层职责。决策层由总公司总经理、副总经理组成。其主要职责是:(一)学习、宣传和贯彻实施合同法;(二)负责总公司各类合同的领导和管理工作;(三)制定企业合同管理制度;(四)负责重大合同签订的审批;(五)组织指挥各有关部门全面履行合同;(六)检查指导企业合同管理机构(部门)的工作;(七)听取企业有关部门合同管理情况的汇报,研究讨论合同管理存在的问题,并做出决策;(八)讨论决定合同纠纷的解决方式和达到的目的要求;(九)组织企业开展重合同守信誉的活动。

  第七条 企业合同管理监督层职责。监督层由经营管理部门、法律事务部门、审计部门的有关人员组成。其主要职责是:(一)统一管理所属企业对内、对外签订的各类合同;(二)制定企业合同法规培训计划,并与有关部门具体组织实施;(三)对所属企业签订的合同依法进行审核、登记、归档;(四)拟定企业合同管理制度;(五)对所属企业签订履行合同中的问题及时提出解决措施;(六)及时、准确填报合同统计报表,并做出统计分析;(七)定期向合同管理决策层反馈合同管理中的情况;(八)具体制定重合同守信用活动的方案,并组织实施;(九)负责对合同示范文本、合同专用章、法人代表授权委托证明书的使用、发放和管理;(十)参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。

  第八条 企业合同管理执行层职责。由有一定文化素质和合同法专业知识的人员担任。其主要职责是:(一)协助合同承办人依法签订、变更、解除合同,参加重大合同的谈判、签订与变更、解除;(二)审查合同,防止出现不合法、不完善合同;(三)检查合同履行情况,协助合同承办人处理合同履行中的问题和纠纷;(四)负责登记合同台帐,填报合同统计报表和建立合同档案;(五)制止不符合法律规定的合同行为,并及时向合同管理决策层、监督层报告;(六)依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。

  第三章 法人代表授权制度

  第九条 合同专用章的刻制、保管、使用。(一)企业合同专用章的刻制统一由企业合同管理决策层书面批复后,方可指定专人办理刻制手续,同一企业刻制二枚以上合同专用章的,必须统一进行编号;(二)总公司的合同专用章由总公司经营部指定专人管理;(三)签订符合事前审查的合同,按合同审查程序,需书面报合同管理监督层审查、并经决策层批复后,由专管人员登记后加盖合同专用章。外出签订符合事后审查的合同时,除按上述审查程序外,承办人员事先需经企业法定代表人批准后,方可向专管员登记借用,并及时归还。合同专用章必须按备案的使用范围使用;(四)必须用企业行政公章的合同,审批程序同上。

  第十条 合同文本的使用、制定、保管。企业订立合同应使用国家工商局或有关部门统一制定的合同示范文本。企业因自身经营的特点,确需设计适合企业使用的文本时,应符合《中华人民共和国合同法》的规定。合同文本应设专人保管,企业经办人员遇特殊情况需持盖章空白合同文本的,必须经严格审批方可办理。

  第十一条 授权委托制度。经济合同应由企业的法定代表人代表企业签订。对方是法定代表人的,应查验其身份证明,并与营业执照副本有关项目进行核对。法定代表人不能代表企业签约的,根据《中华人民共和国合同法》“当事人依法可以委托代理人订立合同”的规定,可以实行授权委托制度,委托代理人行使签约权利。授权委托一是要采取书面形式,委托人向被委托人出具正式的《授权委托书》;二是要坚持一事一委托;三是委托的内容要具体。被委托人应严格按照委托人授予的委托权限签订合同。否则,被委托人要承担一切法律后果。

  第四章 合同的会签、审查、审批制度

  第十二条 合同的会签。企业在合同订立之前,必须在提供可行性论证报告的基础上,经企业合同管理监督层、决策层对此合同能否订立签具意见,法定代表人权衡上述意见后,对是否签订此合同最后作出决定。

  第十三条 资格审查。包括对签约对方当事人的主体资格审查和签约的法定代表人、委托代理人的资格审查。(一)对当事人主体资格的审查。根据《中华人民共和国合同法》的规定,订立合同的当事人必须具有合法的主体资格,方有签订合同的权利。签约的对方是法人,应审查其是否依法成立,有无营业执照,其经营范围是否超越企业章程和营业执照规定的范围。(二)对法定代表人资格的审查。企业法定代表人在签订合同时,要出示本人的身份证明,并应与企业营业执照的项目相一致。(三)对委托代理人资格的审查。法人的工作人员、委托代理人员参加签订合同应出示“授权委托书”或“委托代理证书”和本人身份证。只有在授权范围内签订合同,才能对法人产生合同效力。

  第十四条 信用审查。包括对签约对方当事人的履约能力以及履约信用的审查。(一)履约能力的审查。主要包括支付能力和生产能力两方面的审查,企业依其审查,可决定是否解除合同或中止合同。(二)履约信用审查。了解对方是否是重合同、守信用企业,以往是否恪守信用,是否有过违约行为,是否曾利用合同进行过违法活动。

  第十五条 合同内容的审查。包括:(一)合同内容是否符合法律规定,是否违法、是否可行、是否有效;(二)合同条款是否完备,是否有当事人的名称、住所、标的、数量、质量、价款、报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方法;(三)文字表述是否准确;(四)合同签订手续是否完备等。

  第十六条 合同标的审批。根据德宝实业总公司的实际情况规定如下:(一)标的人民币一万元至十万元(含十万元)以内的合同,由合同经办人员向本公司经营部门提交项目可行性报告,经营部门提意见,报分管副总经理批准。(二)标的人民币十万元至五十万元(含五十万元)以内的合同,由合同经办人员提交项目可行性报告,经企业合同管理监督层对合同能否订立签具意见,报分管副总经理、总经理批准后,由法定代表人最后作出决定。(三)标的人民币五十万元至一百万元(含一百万元)以内的合同由合同经办人提交项目可行性报告,经企业合同管理监督层对合同能否订立签具意见,报分管副总经理、常务副总经理、总经理批准后,由法定代表人最后作出决定。(四)标的人民币一百万元以上的合同,由合同经办人员向本公司合同监督部门提交项目可行性报告,经企业合同管理监督层对此合同能否订立签具意见,报总公司总经理办公会议集体研究后,由法定代表人对是否签订此合同最后作出决定。

  第五章 合同签订前的管理

  第十七条 市场调查是签约准备的必经步骤。企业须对拟投资项目的市场需求状况,同行业的经营对比情况以及正确估价本企业的经营和支付能力做出正确评价,作为订立合同时的参考。

  第十八条 市场预测是对市场经济过程及其变动趋势的预见。根据市场调查掌握的材料,运用科学的预测理论和方法,对市场供求变化情况进行分析研究,为订立合同决策作准备。

  第十九条 拟制意向草案。即对订立合同的策划和选择。包括决定投资什么项目,与何人、何时、何地签订何种合同,多少数量、质量、价款或酬金,何时履行,怎样履行等,制定合同方案或意向书为要约(草案)。

  第二十条 可行性分析报告。企业签订合同前必须对合同订立的必要性、可行性进行全面、认真的研究、分析和论证。经济上,要进行概算和市场行情分析,了解能否产生经济效益等;技术上,要分析本企业或对方能否达到技术要求,技术条件是否过关等;法律上,要分析所签合同有没有禁止性规定,有无除外条款,有没有优惠政策,合同内容是否受法律保护,有无履约能力等。

  第六章 合同签订中的管理

  第二十一条 对签约对方当事人的审查。(一)审查对方主体资格。审查对方出示的营业执照副本是否是原件、是否已经过年检贴花、合同上对方的名称与营业执照上核定的名称是否相符;(二)审查对方代理人资格。审查对方代理人是否有代理权、代理范围的限度、代理期限的终止时间;(三)评估对方履约能力。包括评估对方支付能力和生产能力两方面的内容。支付能力包括注册资金、资金来源、银行存款数量、能否如期支付贷款等;生产能力包括企业厂房、设备条件、原材料、辅助材料、能源供应状况、工艺流程以及生产费用要素、生产规模、技术水平、交货能力等。(四)审查对方履约信用。审查对方是否是重合同、守信用企业,以往是否恪守信用,能否如期履行合同,以及有无劣绩等。

  第二十二条 签订合同形式上的要求。企业在签订合同中必须做到:(一)坚持对非即时清结的合同采取书面形式签订,对“君子协议”不能履行;(二)签订书面合同时,凡国家已发布示范文本的,必须使用该种示范文本。

  第二十三条 签订合同条款上的要求。(一)注重条款的合法性。企业签订合同时,注意合同的各项条款都不能违反法律、法规的规定,不得利用合同进行违法活动,扰乱经济秩序,损害国家和企业利益。合同签订后,一经发现合同内容违法,应立即终止履行,以防损失。(二)注重条款的完备性。签订合同时,应首先分清合同的种类,然后按相关的法律规定应具备的条款,并选择相应的合同示范文本。(三)注重条款的准确性。经办人员签订合同时应认真细致,字斟句酌,使文字表述严谨无隙;对合同审查把关时,不可忽视对文字的推敲,以防留下隐患。(四)担保条款的要求。为增加合同履行的可靠性,在签订合同的同时要求与对方订立担保条款或担保合同,并依照《担保法》的规定办理抵押物登记,防止对方重复抵押,保障抵押权的实现。(五)违约责任条款。对方当事人发生违约责任,必须以继续履行、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金等方式承担。条款应明确责任承担方式及范围,如违约金的数额或计算方法、违约致损计算方法、赔偿范围等。(六)解决合同纠纷条款的要求。发生合同纠纷诉讼的处理条款必须在书面合同中约定选择案件的管辖法院。可以选择被告所在地、合同履约地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地的人民法院管辖,但约定不得违反级别管辖和专属管辖的规定。(七)其他条款的要求。根据总公司的要求,对外签订合同必须一式六份,双方各执三份(财务入帐一份、办公室存档一份、经营单位或各公司留存一份备查)。

  第二十四条 履行合同手续上的要求。履行合同生效的手续是否完备,涉及到合同的效力和履行。主要手续包括:(一)双方代表人签字并加盖双方单位的公章或合同专用章;(二)双方约定履行其他手续的,必须履行完这些手续;(三)法律、法规规定必须履行审批、登记、过户或鉴(公)证手续的,必须办理。

  第七章 合同履行中的管理

  第二十五条 登记造册、分解和落实合同任务。双方当事人在合同依法成立后,即开始和全面履行合同规定的义务。(一)登记造册。对本企业的全部合同分类登记,及时记载合同订立和履行的情况,掌握订立和履行合同中存在的问题,了解订立合同任务的总量和完成合同任务的情况,并及时进行信息反馈。(二)分解和落实合同任务。合同的履行是企业经营水平的综合反映,要保证合同按约履行,需要企业各部门、各环节紧密配合,将经办人员、业务人员、财务人员以及经营、计划、审计、后勤保障等部门协调统一起来,制定连锁的经济责任制,明确分工、各司其责,以履行合同为轴心形成整体行为,千方百计全面履约。

  第二十六条 合同履约的监督检查。合同管理的监督层、决策层应定期或不定期召开会议,听取和研究本企业合同履行情况,包括已到期合同双方履行义务情况,未到期合同履行中的困难和解决办法,特别是标的金额较大或履行期限较长的合同,要随时进行监督和检查,掌握签约对方情势的变化,防止自身债权的落空。发现并有确切证据证明对方经营状严重恶化的;转移财产、抽逃资金、以逃避债务的;严重丧失商业信誉的;有其他丧失或可能丧失履行债务能力情形的;有上述情形之一的,可以终止履行。

  第二十七条 合同的结算。双方按合同约定完成各自的义务,方可按合同规定的价款、结算方式、结算期限办理货币支付,除法律另有规定的除外,结算必须用人民币计算和支付。除国家允许的现金交易外,法人之间的合同履行,必须通过银行转帐结算。

  第八章 合同的变更、转让、解除和终止

  第二十八条 合同的变更。合同的变更是指在保持合同主体同一性的前提下,对合同内容所作的改变。如果客观情况发生变化,继续按原合同内容履行成为不必要或不可能,应当与对方当事人协商变更合同。包括变更标的种类、数量、质量、合同性质、履行期限、履行地点和方式、价格或者报酬、违约的责任方式、担保方式、所附条件等。根据《合同法》的规定,合同的变更必须由双方当事人协商一致。

  第二十九条 合同的转让。合同的转让是指合同主体的变更,即当事人一方将合同的权利义务(债权、债务)转让给第三者。如果客观情况发生变化,继续按原合同内容履行成为不必要或不可能,应当与对方当事人和第三人协商转让合同。(一)必须取得债权人或债务人的同意;(二)债权人或债务人与第三人应达成转让债权或债务的协议;(三)债权人或债务人承担的债权或债务必须具有可转让性;(四)依法需要办理批准、登记手续的合同债权或债务的转让,应当办理有关手续。

  第三十条 合同的解除。合同的解除是指在合同有效期内,尚未完全履行时提前终止合同的效力。根据《合同法》的规定,有下列条件之一的,当事人可以解除合同:(一)双方协商一致的;(二)约定的解除合同条件成就的;(三)因不可抗力的;(四)在履行期限届满之前,一方明确表示或以行为表示不履行债务的;(五)一方迟延履行债务经催告在合理期限内仍未履行的;(六)一方有其他违约行为致使不能实现合同目的的;(七)有法律规定的其他情形的。解除的方式可以双方协议解除或单方按约定解除,亦可按法定条件解除。

  第三十一条 合同的终止。有以下条件之一时,合同的权利义务终止:(一)债务已按约履行;(二)合同解除;(三)债务抵销;(四)债权人免除债务;(五)债权债务同归一方的;(六)法律规定或者当事人约定终止的其他情形。

  第九章 合同纠纷的处理

  第三十二条 解决合同纠纷的对策。解决已经名存实亡或资不抵债企业的合同纠纷,不要轻信其谎言与其签订还款协议了事。必须要抓住债务主体,特别是抓住连带单位作为第三人或被告。债务人无偿还能力的,将保证人或担保人列为被告;不具备法人资格的,将主管部门列为被告;属承包性质的,将发包方列为共同被告方;对合伙人、合伙型联营企业,将合伙人各方列为共同被告方。

  第三十三条 解决合同纠纷的时效。(一)企业发生合同纠纷的,必须在本企业权利受到侵害之日起二年内申请仲裁或向法院起诉。如超过法定时效,企业的权益得不到法律的应有保护。(二)企业应充分运用时效中断制度,在诉讼时效内采用书面形式向债务人明确提出履行义务的要求,亦可当面索债获得债务人的书面还债文书,以达到时效中断,时效的起算时间则从此时重新开始。

  第三十四条 解决合同纠纷的方法。企业发生合同纠纷时,经办人员应及时向企业主管领导和部门报告,并在其协助下运用合法手段解决纠纷。当双方协商解决不了合同纠纷时,企业可按仲裁条款或事后达成的仲裁协议向仲裁机构申请仲裁;没有仲裁协议的,可向人民法院起诉。

  第三十五条 本企业违约。发生合同纠纷,如属本企业违约的,应以积极的态度与对方协商,求得对方谅解,自觉承担应负的责任。

  第十章 合同档案的管理

  第三十六条 保存合同档案的重要性。完整的合同档案资料是企业的重要历史记录和经营活动的事实依据。它不仅借以考查企业经营活动的全部过程,而且是企业合同纠纷诉讼活动中藉此分清事非、明确责任、合理解决纠纷的必不可少的法律证据。

  第三十七条 合同档案资料的范围。本办法所称的合同档案资料,是指以一个经营单位(公司)或管理部门为准,凡涉及经营活动、资金收付等直接形成的有保存价值的各种文字、图表、单、证等不同形式的历史记录,主要包括:(一)项目批准前的资料。项目的可行性报告、实施方案;项目会签的文字资料;项目主管领导的批示文件;总经理办公会议纪要;合同和附件;合作方的营业执照副本(复印件)、授权委托书、资信证明等一切与经营项目相关的文件资料。(二)项目运作中的资料。工程项目。包括各种施工文件、合同和图纸;施工方案、图纸会审、设计变更、材料检验、施工质量、验收记录及一切与工程有关的文件资料;贸易项目。各种商品或产品的购、销、调、存的文件、图表、帐册和单据。其他经营项目。与其他经营项目有关的其他全部文字资料、图表和零星单证。(三)项目资金方面的资料。全部财务收支凭证和帐册。

  第三十八条 保存合同档案,防患于未然。从签订第一份合同起至项目结算完毕止,整个项目运作过程中发生的有关修改、补充、变更原合同文书、传真、电报和图表、双方历次会议原始记录等都是合同的组成部分,都是必须承担法律责任的民事法律行为。保存每一份文字资料或零星单证都要求事先对我方的有利性、有理性、合法性和胜诉性有超前的预见。做到记载全面、完整、责任明确,并有对方当事人签字。

  第三十九条 合同档案资料保管要全面、完整。项目完成后,全部项目档案资料必须按规定交办公室或公司档案管理人员存档。档案管理人员应对所管理的档案资料定期检查,防止丢失或损毁。任何个人不得保留与经营项目有关的任何原始文字材料和零星单据。如遇单位分立或合并,要编制盘点移交清册,由新的机构继续保存,禁止擅自销毁档案资料。

  第十一章 合同管理中的奖惩

  第四十条 合同管理中的奖励。在合同管理中尽职尽责有显著成绩的,为企业避免或挽回经济损失的,视不同情况给予精神和物质奖励。

  第四十一条 合同管理中的处罚。对不使用或不检验授权委托书签订合同,或者发放、使用授权委托书不当,造成经济损失的;对因在合同签订、履行中未尽到责任而造成经济损失,或导致合同纠纷而承担违约金、赔偿金,或导致合同无效而被追缴、罚没的;对因经办人员徇私舞弊,或失职、渎职,造成经济损失的;对因玩忽职守造成档案资料丢失、损毁造成经济损失的、或者擅自销毁合同档案资料的直接责任者;对因不追究对方违约责任者造成经济损失的领导人和经办人按其情节轻重,损失大小给予行政处分或经济处罚,情节十分严重,损失巨大的直至追究刑事责任。

  第十二章 附 则

  第四十二条 本办法自印发之日起实行。

  第四十三条 本办法由德宝实业总公司负责解释。

                                                                 

                                                                      

 

                      财政部机关服务中心                                   

                      〇〇二年一月十六日                                

 

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